Les réunions virtuelles sont un excellent moyen de mener des affaires importantes lorsque les réunions en présentiel sont impossibles pour de nombreuses raisons. Voici des instructions pour tirer le meilleur parti de vos réunions Zoom, notamment l'utilisation d'un équipement adapté, des conseils utiles et bien plus encore.
Soyez bien équipé
L'idéal est de participer à une réunion Zoom depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette. Vous pouvez également participer depuis un smartphone ; cependant, la taille de l'écran n'est pas idéale.
Si votre appareil ne dispose pas de caméra intégrée, envisagez l'achat d'une webcam. La visibilité de tous les participants à l'écran améliore la communication entre eux.
Avant la réunion
- Vérifiez que toutes les mises à jour sont installées sur votre appareil. Les difficultés de participation sont souvent dues à une version logicielle obsolète.
- Vérifiez les mises à jour de l'application de bureau Zoom. Dans le menu de l'application, sélectionnez zoom.us > Rechercher les mises à jour.
- Si vous avez tendance à avoir des problèmes avec un écran gelé, utilisez une connexion réseau filaire plutôt que le Wi-Fi.
- Placez votre webcam au niveau des yeux ou plus haut – expérimentez pour déterminer les meilleurs angles.
- Établissez un contact visuel. Essayez de regarder votre webcam plutôt que l'écran.
- Évitez l'éblouissement en plaçant une source lumineuse devant vous. Éteignez les lumières d'arrière-plan.
Lors de la participation à la réunion
- Assurez-vous de choisir les bonnes sources audio et vidéo dans vos paramètres Zoom.
- Pour éviter les retours, ne rejoignez pas la réunion en utilisant à la fois l'audio de l'ordinateur et la numérotation.
- Si vous ne parvenez pas à vous connecter à vos haut-parleurs ou à votre microphone pendant une réunion, utilisez le numéro d'appel pour vous joindre à la réunion. Vous pouvez laisser votre caméra allumée tout en utilisant votre téléphone pour le son.
- Fermez toutes les applications ouvertes contenant des fenêtres contextuelles.
Participer à une réunion
- Veuillez suivre le protocole de réunion professionnel et observer le règlement intérieur de Robert.
- Si vous souhaitez prendre la parole, veuillez utiliser la fonction « Lever la main ». Le président ou l'organisateur de la réunion vous donnera la parole. Soyez concis et direct.
- Ne parlez pas lorsque d'autres participants parlent. Assurez-vous que votre micro est toujours coupé, sauf si le président ou l'organisateur de la réunion vous donne la parole.
Comment utiliser la boîte de discussion
- Localisez le Chat en bas de l'écran. Cliquez sur l'icône pour ouvrir la boîte de dialogue.
- Pour envoyer un message uniquement à l'hôte (organisateur de la réunion) et aux participants du panel, faites défiler jusqu'au paramètre indiquant Hôte et panélistes.
- Si vous êtes un panéliste et que vous souhaitez envoyer un message privé uniquement à l'hôte (organisateur de la réunion), faites défiler jusqu'à un paramètre qui vous permettra d'envoyer votre message uniquement à l'hôte.
- Pour envoyer un message à tout le monde sur le lien Zoom, y compris les participants, faites défiler jusqu'au paramètre indiquant Tout le monde.
Besoin d'aide?
Zoom propose des formations en direct sur une variété de sujets, ainsi que des vidéos et des guides d'auto-assistance.
- Prise en charge de Zoom
- Matériel de formation
- Formation en ligne en direct et enregistrée
- Dépannage lors du test de votre microphone et de vos haut-parleurs
Comment trouver une réunion sur le site Web du village
Les réunions ouvertes du conseil d'administration et des comités sont diffusées en ligne sur Site Web de Laguna Woods Village. De plus, les résidents peuvent trouver des liens vers les réunions virtuelles ouvertes du conseil d'administration et des comités en cliquant sur la réunion souhaitée à Calendrier de tous les conseils de gouvernance.
Comment commenter ou poser une question lors d'une réunion
Les membres du village de Laguna Woods sont invités à participer aux réunions du conseil d'administration et des comités en soumettant des commentaires ou des questions :
E-mail meeting@vmsinc.org À tout moment avant ou pendant la réunion. Veuillez indiquer le nom du conseil ou du comité dans l'objet du courriel. Vous devez également indiquer votre nom et votre numéro d'unité.
Pour plus de nouvelles du village, cliquez sur le tag « Quoi de neuf dans le village » ci-dessous.
