Le 11 février, lors d'une réunion publique extraordinaire des membres de la Golden Rain Foundation, ceux-ci ont approuvé à une écrasante majorité une résolution visant à moderniser le logiciel d'exploitation actuel du village, pour un investissement de 1 million de livres sterling (TP4T4 millions) sur deux ans et demi (ce projet est financé par les réserves ; il n'y a pas d'impact futur sur les cotisations des résidents). Lors de sa réunion ordinaire du 1er février, le conseil d'administration de la Golden Rain Foundation avait déjà approuvé à l'unanimité une résolution de modernisation.
Les différents logiciels internes du Village sont obsolètes, coûteux, voire impossibles à maintenir. Ils présentent des failles de sécurité et retardent les services. La mise à niveau vers un progiciel de gestion intégré (ERP) en cloud permettra au Village de se conformer aux normes du XXIe siècle, de consolider les systèmes obsolètes, de rationaliser les processus papier, d'améliorer la sécurité, l'efficacité et la satisfaction des résidents, et de réaliser des économies à long terme.
Au cours d'un processus d'évaluation qui a duré plusieurs mois, le comité consultatif sur les technologies de l'information du GRF (ITAC), composé de directeurs du GRF, de Third et de United, de membres de mutuelles de logement et du personnel de VMS, a étudié divers logiciels ERP et a sélectionné Microsoft Dynamics 365 comme nouvelle plate-forme basée sur le cloud.
L'ITAC et son équipe ont consacré beaucoup de temps à l'évaluation de trois produits. Le produit retenu a été jugé comme étant le mieux adapté à nos opérations. L'ITAC a choisi Microsoft Dynamics 365 pour sa réputation d'excellent système ERP, développé par une entreprise stable et reconnue ; ses possibilités de personnalisation illimitées ; sa capacité d'intégration avec des logiciels tiers ; et sa familiarité avec l'utilisateur final ainsi que son interface intuitive et conviviale.
Bien que le passage à un système basé sur le cloud coûtera initialement environ 1,6 million de TP4T de plus que le renouvellement du système actuel, le trésorier du GRF, Jim Hopkins, a déclaré que cette décision devrait permettre d'économiser 271 000 TP4T par an en frais de technologie de l'information et de licence après cinq ans et environ 700 000 TP4T sur une période de cinq ans et 2 millions de TP4T sur une période de 10 ans en dépenses d'exploitation.
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